INSTRUKCJA WYPOŻYCZANIA ZBIORÓW
Z MUZEUM ZIEMI TARNOWSKIEJ

 

WSTĘP

    1. Muzeum Ziemi Tarnowskiej (dalej MZT) wypożycza swoje zbiory na podstawie aktualnych aktów prawnych wydanych przez ministra właściwego do spraw kultury i dziedzictwa narodowego oraz zgodnie z wewnętrznymi zarządzeniami Dyrektora MZT dotyczącymi przemieszczania zbiorów.
    2. Dyrektor MZT może wyrazić zgodę na wypożyczenie zbiorów MZT w celach: ekspozycji na wystawach, konserwacji, badań, zapewnienia ich bezpieczeństwa. W przypadkach wypożyczania zbiorów MZT w innych celach, oprócz zgody Dyrektora MZT wymagana jest także zgoda organizatora Muzeum (Województwo Małopolskie) a w przypadku wywozu zbiorów poza granice Rzeczypospolitej Polskiej – właściwe pozwolenie wojewódzkiego konserwatora zabytków.
    3. MZT nie wypożycza swoich zbiorów osobom prywatnym, niezależnie od celu wypożyczenia.
  1. Wypożyczenia zbiorów MZT mogą trwać:
    • do 12 miesięcy – tzw. wypożyczenie krótkoterminowe, z możliwością prolongaty (np. na wystawy czasowe, do konserwacji, badań naukowych);
    • powyżej 12 miesięcy – tzw. wypożyczenie długoterminowe, z możliwością prolongaty (np. na wystawy stałe).

 

KWERENDA I WYBÓR OBIEKTÓW

Przed złożeniem wniosku o wypożyczenie zbiorów z MZT, zalecane jest przeprowadzenie kwerendy lub skontaktowanie się z MZT celem wyboru odpowiednich obiektów i ustalenia ich danych identyfikacyjnych, w tym numerów ewidencyjnych. Zapytania kwerendowe należy kierować na adres kancelarii Muzeum: Muzeum Ziemi Tarnowskiej, Rynek 3, 33-100 Tarnów lub e-mail: rynek@muzeum.tarnow.pl. Po wpłynięciu zapytania, sprawa zostanie skierowana do właściwego działu (lub działów) MZT, którego pracownik skontaktuje się z pytającym w celu udzielenia informacji lub ustalenia dalszego toku postępowania. Możliwe, że wskazana będzie osobista wizyta w MZT w uzgodnionym terminie, w celu osobistego oglądnięcia i wyboru odpowiednich obiektów.

 

WNIOSEK O WYPOŻYCZENIE

  1. Strona ubiegająca się o wypożyczenie zbiorów z MZT, powinna wystąpić do Dyrektora MZT z formalnym, pisemnym wnioskiem, w terminie nie krótszym, niż 6 miesięcy przed planowanym terminem odbioru obiektów. Niedotrzymanie tego terminu wiąże się z możliwością odmowy wypożyczenia zbiorów. Wszelkie zmiany dotyczące rozszerzenia wniosku o dodatkowe obiekty, będą miały status nowego wniosku o wypożyczenie i będą rozpatrywane oddzielnie z uwzględnieniem ww. terminu.
  2. Wniosek o użyczenie zbiorów z MZT powinien zawierać następujące informacje:
    • wykaz obiektów, których dotyczy wniosek, z uwzględnieniem ich danych identyfikacyjnych, w tym zwłaszcza numerów ewidencyjnych (zachęcamy do wcześniejszego przeprowadzenia kwerendy w zbiorach MZT);
    • cel wypożyczenia (w przypadku wypożyczeń do celów ekspozycyjnych, wniosek powinien zawierać także tytuł wystawy oraz planowane daty: otwarcia i zamknięcia wystawy);
    • planowany okres wypożyczenia;
    • miejsce eksponowania/przechowywania wypożyczonych zbiorów (nazwa i adres);
    • dane wnioskującego oraz dane kontaktowe do osoby prowadzącej sprawę.
  1. Wnioski o wypożyczenie zbiorów z MZT należy kierować do Dyrektora MZT, na adres:

Dyrektor, Muzeum Ziemi Tarnowskiej, Rynek 3, 33-100 Tarnów, e-mail: rynek@muzeum.tarnow.pl.

 

ROZPATRZENIE WNIOSKU

  1. Wniosek o wypożyczenie zbiorów z MZT rozpatrywany jest przez Dyrektora MZT na podstawie opinii opiekunów zbiorów i konserwatora zbiorów, a decyzja o wypożyczeniu zależy od: terminu złożenia wniosku, planów wystawienniczych MZT, kolejności wniosków z innych instytucji, a także stanu konserwatorskiego zbiorów, których dotyczy wniosek. Wpływ na decyzję ma również możliwość zapewnienia przez stronę ubiegającą się o wypożyczenie zbiorów odpowiednich warunków bezpieczeństwa oraz warunków klimatycznych w miejscu przechowywania/eksponowania zbiorów.
  2. Jeśli wnioskujący zwraca się o wypożyczenie zbiorów stanowiących depozyt w MZT, to możliwość takiego wypożyczenia każdorazowo uzależniona jest od tego, czy właściciel takiego depozytu dopuścił możliwość jego wypożyczenia z MZT.
  3. Przed ostatecznym rozpatrzeniem wniosku, MZT zastrzega sobie możliwość sprawdzenia warunków ochrony oraz warunków klimatycznych w planowanym miejscu przechowywania/eksponowania zbiorów przez swojego przedstawiciela – na koszt wnioskującego o wypożyczenie.
  4. W przypadku jeśli strona ubiegająca się o wypożyczenie zbiorów nie jest muzeum wpisanym do Państwowego Rejestru Muzeów lub znajduje się poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, wymagane jest aby wnioskujący sporządził Raport Bezpieczeństwa (Facility Report) dotyczący miejsc, w których zbiory miałyby być eksponowane/przechowywane. Raport sporządzany jest na formularzu dostarczonym przez MZT, w którym strona wnioskująca deklaruje warunki i poziom zabezpieczania zbiorów MZT przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą – w odniesieniu do wymogów określonych obowiązującymi przepisami. Raport powinien zostać dostarczony do MZT przed ostatecznym rozpatrzeniem wniosku.
  5. W przypadku decyzji pozytywnej, sprawa zostaje przekazana do realizacji do Działu Głównego Inwentaryzatora Zbiorów (kontakt: Łukasz Sęk – Główny Inwentaryzator Zbiorów, e-mail: inwentaryzator@muzeum.tarnow.pl).

 

WARUNKI WYPOŻYCZENIA I WYDANIA ZBIORÓW

  1. Podstawą prawną wypożyczenia jest umowa wypożyczenia, sporządzana przez MZT, regulująca szczegółowe kwestie dotyczące wypożyczenia, w tym termin od którego zbiory mogą być wydane i termin, do którego powinny zostać zwrócone do MZT.
  2. Po ustaleniu wszystkich szczegółów wypożyczenia MZT wysyła wnioskującemu o wypożyczenie umowę wypożyczenia sporządzoną w dwóch egzemplarzach. Po podpisaniu umowy jeden egzemplarz zostaje odesłany do MZT, tak aby MZT otrzymało go nie później niż 2 tygodnie przed planowanym terminem wydania zbiorów.
  3. Jeśli wypożyczenie wymaga zawarcia polisy ubezpieczeniowej to strona wnioskująca powinna ją (lub jej kopię) dostarczyć do MZT, najpóźniej 7 dni roboczych przed planowanym wydaniem zbiorów.
  4. Nie później niż na 2 tygodnie przed planowanym odbiorem/zwrotem zbiorów, strona wnioskująca o wypożyczenie powinna uzgodnić z Działem Głównego Inwentaryzatora Zbiorów daty dzienne odbioru/zwrotu zbiorów (kontakt: Łukasz Sęk – Główny Inwentaryzator Zbiorów, e-mail: inwentaryzator@muzeum.tarnow.pl).
  5. Podstawą wydania zbiorów z MZT jest protokół zdawczo-odbiorczy z załączoną opinią konserwatorską dotyczącą wypożyczanych przedmiotów, który winien być podpisany przez upoważnionego przedstawiciela strony przyjmującej zbiory. Przedstawiciel przyjmującego zbiory powinien przekazać MZT ważne upoważnienie do odbioru wypożyczanych zbiorów, podpisane przez osobę upoważnioną do skutecznego składania oświadczeń woli w imieniu przyjmującego zbiory.
  6. Strona przyjmująca zbiory zapewnia: materiały do pakowania, odpowiednio przeszkoloną ekipę do pakowania obiektów, kuriera (chyba że strony ustalą inaczej) oraz zobowiązana jest do zapakowania i załadunku zbiorów we własnym zakresie, zgodnie z zaleceniami konserwatora MZT.
  7. MZT zastrzega sobie prawo obecności swoich przedstawicieli podczas pakowania, rozpakowywania, transportu, montażu, demontażu wystawy i innych czynności związanych z wypożyczanymi zbiorami.
  8. W przypadku zbiorów, stanowiących egzemplarze utworów w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w stosunku do których nie wygasły autorskie prawa majątkowe a MZT nie jest właścicielem tych praw ani nie posiada praw do udzielania licencji/sublicencji, MZT zastrzega, że obiekty te mogą być wypożyczane w celach wystawienniczych wyłącznie pod warunkiem, że wnioskujący o wypożyczenie:
    • zobowiąże się w umowie wypożyczenia, że nie będzie osiągał bezpośredniej lub pośredniej korzyści majątkowej z tytułu korzystania z tych utworów (np. odpłatny wstęp na wystawę, sprzedaż katalogów z reprodukcjami obiektów itp.)

lub:

    • przed podpisaniem umowy ustali właściciela (właścicieli) autorskich praw majątkowych do tych utworów i pozyska od niego (nich) stosowne zgody (licencje) w tym zakresie, a kopie dokumentów to poświadczających dostarczy do MZT.
  1. Wartość wypożyczanych zbiorów powinna znajdować pokrycie w stosownym ubezpieczeniu komercyjnym na czas transportu i eksponowania/przechowywania – tzw. ubezpieczenie „od gwoździa do gwoździa” (from nail to nail). Wymóg ten nie dotyczy muzeów państwowych, samorządowych lub wpisanych do Państwowego Rejestru Muzeów – pod warunkiem wzajemności.
  2. W przypadku jeśli strona ubiegająca się o wypożyczenie zbiorów, znajduje się poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, to wartość przemieszczanych zbiorów musi znajdować pokrycie w stosownym ubezpieczeniu komercyjnym lub poręczeniu/gwarancjach państwowych (Government Indemnity) kraju przyjmującego

 

OPCJONALNE KOSZTY WYPOŻYCZENIA (uzależnione od rodzaju wypożyczenia, specyfiki zbiorów itp.)

  1. MZT może pobierać opłaty za:
    • wypożyczenie zbiorów;
    • przygotowywanie zbiorów do wypożyczenia (uwzględniające m.in. koszty oprawy, konserwacji, sporządzenia dokumentacji).
  1. Wysokość opłat ustala Dyrektor MZT. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor MZT może ustalić opłatę ulgową lub zwolnić z opłaty.
  2. MZT nie pobiera opłat za wypożyczenia muzealiów między muzeami krajowymi oraz – pod warunkiem wzajemności – między muzeami z siedzibą w państwach członkowskich Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej oraz w państwach członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym.
  3. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem zbiorów do wypożyczenia, transportu i ekspozycji (w tym koszty opakowań, konserwacji i opraw) oraz ewentualne koszty konwoju (jeżeli wartość przewożonych zbiorów tego wymaga – co określają obowiązujące przepisy) pokrywa strona przyjmująca zbiory – o ile strony wypożyczenia nie ustalą inaczej.
  4. Strona wnioskująca o wypożyczenie zbiorów z MZT pokrywa koszty podróży i diet, ewentualnie noclegów przedstawicieli MZT w przypadku jeśli:
    • Dyrektor MZT zdecyduje o konieczności wstępnego sprawdzenia warunków ochrony oraz warunków klimatycznych w planowanym miejscu przechowywania/eksponowania zbiorów (przed podpisaniem umowy wypożyczenia) lub w czasie trwania wypożyczenia;
    • MZT wymagać będzie obecności swoich przedstawicieli podczas pakowania, rozpakowywania, transportu, montażu, demontażu wystawy i innych czynności związanych z wypożyczanymi zbiorami.

 

Wszelkich informacji dotyczących procedur wypożyczania zbiorów z MZT udziela:

Łukasz Sęk – Główny Inwentaryzator Zbiorów

Dział Głównego Inwentaryzatora Zbiorów

tel. 14 621 21 49, e-mail: inwentaryzator@muzeum.tarnow.pl