INSTRUKCJA WYPOŻYCZANIA ZBIORÓW
Z MUZEUM OKRĘGOWEGO W TARNOWIE

 

WSTĘP

  1. Muzeum Okręgowe w Tarnowie (dalej MOT) wypożycza swoje zbiory na podstawie aktualnych aktów prawnych wydanych przez ministra właściwego do spraw kultury i dziedzictwa narodowego oraz zgodnie z wewnętrznymi zarządzeniami Dyrektora MOT dotyczącymi przemieszczania zbiorów.
  2. Dyrektor MOT może wyrazić zgodę na wypożyczenie zbiorów MOT w celach: ekspozycji na wystawach, konserwacji, badań, zapewnienia ich bezpieczeństwa. W przypadkach wypożyczania zbiorów MOT w innych celach, oprócz zgody Dyrektora MOT wymagana jest także zgoda organizatora Muzeum (Województwo Małopolskie) a w przypadku wywozu zbiorów poza granice Rzeczypospolitej Polskiej – właściwe pozwolenie wojewódzkiego konserwatora zabytków.
  3. MOT nie wypożycza swoich zbiorów osobom prywatnym, niezależnie od celu wypożyczenia.
  4. Wypożyczenia zbiorów MOT mogą trwać:
    • do 12 miesięcy – tzw. wypożyczenie krótkoterminowe, z możliwością prolongaty (np. na wystawy czasowe, do konserwacji, badań naukowych);
    • powyżej 12 miesięcy – tzw. wypożyczenie długoterminowe, z możliwością prolongaty (np. na wystawy stałe).

 

KWERENDA I WYBÓR OBIEKTÓW

Przed złożeniem wniosku o wypożyczenie zbiorów z MOT, zalecane jest przeprowadzenie kwerendy lub skontaktowanie się z MOT celem wyboru odpowiednich obiektów i ustalenia ich danych identyfikacyjnych, w tym numerów ewidencyjnych. Zapytania kwerendowe należy kierować na adres kancelarii Muzeum: Muzeum Okręgowe w Tarnowie, Rynek 3, 33-100 Tarnów lub e-mail: rynek@muzeum.tarnow.pl. Po wpłynięciu zapytania, sprawa zostanie skierowana do właściwego działu (lub działów) MOT, którego pracownik skontaktuje się z pytającym w celu udzielenia informacji lub ustalenia dalszego toku postępowania. Możliwe, że wskazana będzie osobista wizyta w MOT w uzgodnionym terminie, w celu osobistego oglądnięcia i wyboru odpowiednich obiektów.

 

WNIOSEK O WYPOŻYCZENIE

  1. Strona ubiegająca się o wypożyczenie zbiorów z MOT, powinna wystąpić do Dyrektora MOT z formalnym, pisemnym wnioskiem, w terminie nie krótszym, niż 6 miesięcy przed planowanym terminem odbioru obiektów. Niedotrzymanie tego terminu wiąże się z możliwością odmowy wypożyczenia zbiorów. Wszelkie zmiany dotyczące rozszerzenia wniosku o dodatkowe obiekty, będą miały status nowego wniosku o wypożyczenie i będą rozpatrywane oddzielnie z uwzględnieniem ww. terminu.
  2. Wniosek o użyczenie zbiorów z MOT powinien zawierać następujące informacje:
    • wykaz obiektów, których dotyczy wniosek, z uwzględnieniem ich danych identyfikacyjnych, w tym zwłaszcza numerów ewidencyjnych (zachęcamy do wcześniejszego przeprowadzenia kwerendy w zbiorach MOT);
    • cel wypożyczenia (w przypadku wypożyczeń do celów ekspozycyjnych, wniosek powinien zawierać także tytuł wystawy oraz planowane daty: otwarcia i zamknięcia wystawy);
    • planowany okres wypożyczenia;
    • miejsce eksponowania/przechowywania wypożyczonych zbiorów (nazwa i adres);
    • dane wnioskującego oraz dane kontaktowe do osoby prowadzącej sprawę.
  1. Wnioski o wypożyczenie zbiorów z MOT należy kierować do Dyrektora MOT, na adres:

Dyrektor, Muzeum Okręgowe w Tarnowie, Rynek 3, 33-100 Tarnów, e-mail: rynek@muzeum.tarnow.pl.

 

ROZPATRZENIE WNIOSKU

  1. Wniosek o wypożyczenie zbiorów z MOT rozpatrywany jest przez Dyrektora MOT na podstawie opinii opiekunów zbiorów i konserwatora zbiorów, a decyzja o wypożyczeniu zależy od: terminu złożenia wniosku, planów wystawienniczych MOT, kolejności wniosków z innych instytucji, a także stanu konserwatorskiego zbiorów, których dotyczy wniosek. Wpływ na decyzję ma również możliwość zapewnienia przez stronę ubiegającą się o wypożyczenie zbiorów odpowiednich warunków bezpieczeństwa oraz warunków klimatycznych w miejscu przechowywania/eksponowania zbiorów.
  2. Jeśli wnioskujący zwraca się o wypożyczenie zbiorów stanowiących depozyt w MOT, to możliwość takiego wypożyczenia każdorazowo uzależniona jest od tego, czy właściciel takiego depozytu dopuścił możliwość jego wypożyczenia z MOT.
  3. Przed ostatecznym rozpatrzeniem wniosku, MOT zastrzega sobie możliwość sprawdzenia warunków ochrony oraz warunków klimatycznych w planowanym miejscu przechowywania/eksponowania zbiorów przez swojego przedstawiciela – na koszt wnioskującego o wypożyczenie.
  4. W przypadku jeśli strona ubiegająca się o wypożyczenie zbiorów nie jest muzeum wpisanym do Państwowego Rejestru Muzeów lub znajduje się poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, wymagane jest aby wnioskujący sporządził Raport Bezpieczeństwa (Facility Report) dotyczący miejsc, w których zbiory miałyby być eksponowane/przechowywane. Raport sporządzany jest na formularzu dostarczonym przez MOT, w którym strona wnioskująca deklaruje warunki i poziom zabezpieczania zbiorów MOT przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą – w odniesieniu do wymogów określonych obowiązującymi przepisami. Raport powinien zostać dostarczony do MOT przed ostatecznym rozpatrzeniem wniosku.
  5. W przypadku decyzji pozytywnej, sprawa zostaje przekazana do realizacji do Działu Głównego Inwentaryzatora Zbiorów (kontakt: Łukasz Sęk – Główny Inwentaryzator Zbiorów, e-mail: inwentaryzator@muzeum.tarnow.pl).

 

WARUNKI WYPOŻYCZENIA I WYDANIA ZBIORÓW

  1. Podstawą prawną wypożyczenia jest umowa wypożyczenia, sporządzana przez MOT, regulująca szczegółowe kwestie dotyczące wypożyczenia, w tym termin od którego zbiory mogą być wydane i termin, do którego powinny zostać zwrócone do MOT.
  2. Po ustaleniu wszystkich szczegółów wypożyczenia MOT wysyła wnioskującemu o wypożyczenie umowę wypożyczenia sporządzoną w dwóch egzemplarzach. Po podpisaniu umowy jeden egzemplarz zostaje odesłany do MOT, tak aby MOT otrzymało go nie później niż 2 tygodnie przed planowanym terminem wydania zbiorów.
  3. Jeśli wypożyczenie wymaga zawarcia polisy ubezpieczeniowej to strona wnioskująca powinna ją (lub jej kopię) dostarczyć do MOT, najpóźniej 7 dni roboczych przed planowanym wydaniem zbiorów.
  4. Nie później niż na 2 tygodnie przed planowanym odbiorem/zwrotem zbiorów, strona wnioskująca o wypożyczenie powinna uzgodnić z Działem Głównego Inwentaryzatora Zbiorów daty dzienne odbioru/zwrotu zbiorów (kontakt: Łukasz Sęk – Główny Inwentaryzator Zbiorów, e-mail: inwentaryzator@muzeum.tarnow.pl).
  5. Podstawą wydania zbiorów z MOT jest protokół zdawczo-odbiorczy z załączoną opinią konserwatorską dotyczącą wypożyczanych przedmiotów, który winien być podpisany przez upoważnionego przedstawiciela strony przyjmującej zbiory. Przedstawiciel przyjmującego zbiory powinien przekazać MOT ważne upoważnienie do odbioru wypożyczanych zbiorów, podpisane przez osobę upoważnioną do skutecznego składania oświadczeń woli w imieniu przyjmującego zbiory.
  6. Strona przyjmująca zbiory zapewnia: materiały do pakowania, odpowiednio przeszkoloną ekipę do pakowania obiektów, kuriera (chyba że strony ustalą inaczej) oraz zobowiązana jest do zapakowania i załadunku zbiorów we własnym zakresie, zgodnie z zaleceniami konserwatora MOT.
  7. MOT zastrzega sobie prawo obecności swoich przedstawicieli podczas pakowania, rozpakowywania, transportu, montażu, demontażu wystawy i innych czynności związanych z wypożyczanymi zbiorami.
  8. W przypadku zbiorów, stanowiących egzemplarze utworów w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w stosunku do których nie wygasły autorskie prawa majątkowe a MOT nie jest właścicielem tych praw ani nie posiada praw do udzielania licencji/sublicencji, MOT zastrzega, że obiekty te mogą być wypożyczane w celach wystawienniczych wyłącznie pod warunkiem, że wnioskujący o wypożyczenie:
    • zobowiąże się w umowie wypożyczenia, że nie będzie osiągał bezpośredniej lub pośredniej korzyści majątkowej z tytułu korzystania z tych utworów (np. odpłatny wstęp na wystawę, sprzedaż katalogów z reprodukcjami obiektów itp.)

lub:

    • przed podpisaniem umowy ustali właściciela (właścicieli) autorskich praw majątkowych do tych utworów i pozyska od niego (nich) stosowne zgody (licencje) w tym zakresie, a kopie dokumentów to poświadczających dostarczy do MOT.
  1. Wartość wypożyczanych zbiorów powinna znajdować pokrycie w stosownym ubezpieczeniu komercyjnym na czas transportu i eksponowania/przechowywania – tzw. ubezpieczenie „od gwoździa do gwoździa” (from nail to nail). Wymóg ten nie dotyczy muzeów państwowych, samorządowych lub wpisanych do Państwowego Rejestru Muzeów – pod warunkiem wzajemności.
  2. W przypadku jeśli strona ubiegająca się o wypożyczenie zbiorów, znajduje się poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, to wartość przemieszczanych zbiorów musi znajdować pokrycie w stosownym ubezpieczeniu komercyjnym lub poręczeniu/gwarancjach państwowych (Government Indemnity) kraju przyjmującego

 

OPCJONALNE KOSZTY WYPOŻYCZENIA (uzależnione od rodzaju wypożyczenia, specyfiki zbiorów itp.)

  1. MOT może pobierać opłaty za:
    • wypożyczenie zbiorów;
    • przygotowywanie zbiorów do wypożyczenia (uwzględniające m.in. koszty oprawy, konserwacji, sporządzenia dokumentacji).
  1. Wysokość opłat ustala Dyrektor MOT. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor MOT może ustalić opłatę ulgową lub zwolnić z opłaty.
  2. MOT nie pobiera opłat za wypożyczenia muzealiów między muzeami krajowymi oraz – pod warunkiem wzajemności – między muzeami z siedzibą w państwach członkowskich Unii Europejskiej, Konfederacji Szwajcarskiej oraz w państwach członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – stron umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym.
  3. Wszystkie koszty związane z przygotowaniem zbiorów do wypożyczenia, transportu i ekspozycji (w tym koszty opakowań, konserwacji i opraw) oraz ewentualne koszty konwoju (jeżeli wartość przewożonych zbiorów tego wymaga – co określają obowiązujące przepisy) pokrywa strona przyjmująca zbiory – o ile strony wypożyczenia nie ustalą inaczej.
  4. Strona wnioskująca o wypożyczenie zbiorów z MOT pokrywa koszty podróży i diet, ewentualnie noclegów przedstawicieli MOT w przypadku jeśli:
    • Dyrektor MOT zdecyduje o konieczności wstępnego sprawdzenia warunków ochrony oraz warunków klimatycznych w planowanym miejscu przechowywania/eksponowania zbiorów (przed podpisaniem umowy wypożyczenia) lub w czasie trwania wypożyczenia;
    • MOT wymagać będzie obecności swoich przedstawicieli podczas pakowania, rozpakowywania, transportu, montażu, demontażu wystawy i innych czynności związanych z wypożyczanymi zbiorami.

 

Wszelkich informacji dotyczących procedur wypożyczania zbiorów z MOT udziela:

Łukasz Sęk – Główny Inwentaryzator Zbiorów

Dział Głównego Inwentaryzatora Zbiorów

tel. 14 621 21 49, e-mail: inwentaryzator@muzeum.tarnow.pl